Logiciel d'agenda kiné : les 7 points à vérifier

Le téléphone sonne pendant votre première séance du matin. Vous laissez sonner. À midi, six messages sur le répondeur : trois renouvellements, une première consultation qui n'a pas d'ordonnance, un patient qui veut décaler, un numéro sans message. Vous rappelez entre deux patients, la moitié ne décroche pas, et vous finissez le planning de la semaine depuis la voiture.

Ce n'est pas le nombre de séances qui use, c'est tout ce qu'il faut faire autour pour qu'elles aient lieu. Un agenda en ligne règle une partie du problème : vos patients réservent sans vous appeler. Il en crée un autre si tout ce qui arrive entre dans votre journée sans être regardé.

Voici les sept questions à poser avant de changer d'agenda. Elles ne portent pas sur le nombre de vues ni sur la couleur des créneaux, mais sur ce qui décide de vos inter-séances.

1. Est-ce que l'agenda sait écarter une demande, ou l'enregistre-t-il telle quelle ?

C'est la question qui sépare un carnet de rendez-vous d'un agenda. La plupart des systèmes enregistrent ce que le patient a coché : à vous de découvrir, le jour venu, que la première consultation de 14 h arrive sans ordonnance et que le créneau de trente minutes en demandait soixante.

Demandez donc si l'outil peut poser vos questions avant la réservation, recevoir le document que le patient dépose, et confronter les deux au motif réservé. Chez nous, ce que le patient répond et ce qu'il dépose sont comparés au motif, à votre profession et à l'âge du patient : ce qui ne colle pas est écarté, signalé, ou mis en attente de votre accord. Le rendez-vous n'entre dans votre journée qu'après.

2. Vos règles d'organisation s'écrivent-elles, ou se cochent-elles ?

« Pas de première consultation le vendredi après-midi. » « Garde deux créneaux libres chaque matin. » « Le mercredi, je tourne à domicile. » Ces trois phrases décrivent une organisation réelle de cabinet. Dans un agenda classique, elles se traduisent en plages fermées, en menus à cocher et en conditions à empiler, et vous les entretenez à la main.

La bonne question est celle de la date de fin : une règle saisonnière que vous devez penser à retirer est une règle que vous oublierez. « Pendant les vacances scolaires, ouvre les créneaux de 12 h à 14 h » doit s'écrire une fois, avec un début et une fin, et s'éteindre seule.

3. Un créneau proposé tient-il compte de vos salles et de votre matériel ?

Une séance n'est pas qu'une durée. C'est un lieu, une salle, souvent du matériel, et parfois un confrère qui occupe déjà le bassin. Un agenda qui ne connaît que votre emploi du temps proposera un créneau que vous ne pourrez pas honorer.

Demandez si l'on peut déclarer des ressources et leur nombre d'exemplaires, puis les rattacher à un motif de consultation. Un motif qui exige une salle et deux appareils ne doit apparaître au patient que si les trois sont libres en même temps. Même exigence pour l'exercice sur plusieurs adresses : chaque lieu a ses horaires, son accessibilité et ses coordonnées, et le patient doit voir le bon.

4. Pouvez-vous garder la main, motif par motif ?

L'acceptation automatique fait gagner du temps sur les renouvellements. Elle est risquée sur une première consultation. La réponse « oui, on peut tout valider à la main » n'est pas satisfaisante, et « non, tout est automatique » ne l'est pas non plus : ce qu'il faut, c'est le réglage par motif.

Vérifiez aussi le sens de priorité. Chez nous, un filtre qui classe une demande « à valider » force l'attente même sur un motif réglé en automatique. Jamais l'inverse : l'automatique ne passe pas au-dessus de votre exigence.

5. Une série de séances se pose-t-elle en une fois ?

Une prescription de quinze séances à raison de deux par semaine, saisie créneau par créneau, c'est un quart d'heure de votre temps et une erreur de comptage garantie au bout d'un mois. Demandez si l'on pose un rythme, un intervalle et un nombre de séances en une opération, et si l'avancement du plan de soins se lit sans recompter.

Dans le même registre, deux fonctions changent une semaine et sont rarement présentes ensemble : les créneaux de groupe, avec un nombre de places défini par motif, pour la balnéothérapie, les ateliers et la rééducation en petit groupe ; et la liste d'attente, qui vous signale à la première annulation le créneau libéré et qui l'attendait, au lieu de vous laisser un trou que personne ne voit.

6. Le télésoin est-il un rendez-vous, ou un outil de plus ?

Si la visio vit dans un autre logiciel, vous tenez deux agendas et vous envoyez un lien à la main. La bonne réponse est que la modalité fait partie du rendez-vous, comme le lieu ou la durée : vous ouvrez une plage en cabinet et en visio, le patient voit les deux à la même heure, et un bilan initial qui exige le cabinet n'apparaît jamais en visio.

Sur le fond réglementaire, quatre conditions valent d'être connues avant de s'équiper. Selon l'assurance maladie, les actes en télésoin sont obligatoirement réalisés par vidéotransmission : le téléphone est exclu. Le patient doit être connu, c'est-à-dire avoir bénéficié d'au moins un acte ou bilan en présence du praticien dans les douze mois précédents. Seul un masseur-kinésithérapeute du même territoire que le patient peut réaliser le télésoin. Et les actes en télésoin bénéficient de la même prise en charge que les actes réalisés en présence du patient : le gain n'est pas dans le tarif, il est dans les séances qui n'auraient pas eu lieu.

À noter, parce que la question revient : l'équipement de vidéotransmission est l'un des indicateurs optionnels du forfait d'aide à la modernisation et à l'informatisation du cabinet, à hauteur de 350 € par an, « y compris pour les abonnements aux différentes solutions techniques ». C'est un indicateur que vous déclarez vous-même sur amelipro, aux côtés des cinq prérequis qui valent 490 €. Il ne dépend d'aucun éditeur, et aucun éditeur ne vous l'ouvre.

7. Sur quelle base c'est facturé, et faut-il tout changer ?

Deux questions à poser sans détour. La première : abonnement ou pourcentage de vos actes ? Un agenda qui se rémunère sur votre activité coûte d'autant plus cher que vous travaillez. La seconde : faut-il abandonner le logiciel en place ?

Notre réponse est un abonnement, jamais une commission : l'agenda et la prise de rendez-vous en ligne coûtent 15 € HT par mois seuls, et ils sont inclus sans surcoût dans Markus Sync à 49 € HT par mois, avec quatorze jours d'essai sans carte bancaire. Et non, vous ne changez pas de logiciel de facturation : Markus ne fait ni la facturation ni la télétransmission. Il prend la réservation, l'organisation des séances, et tout ce qui s'écrit autour.

Ce que ces sept points ont en commun

Aucun ne parle de l'agenda comme d'un carnet. Tous parlent de la même chose : ce qui décide de ce qui entre dans votre journée, et de ce que vous avez encore à faire une fois la séance terminée. Un agenda qui trie, qui connaît vos salles et qui garde vos séries en ordre ne vous fait pas gagner des patients. Il vous rend vos inter-séances, et vos soirées.

Vous pouvez regarder comment fonctionne l'agenda Markus en détail, voir ce que vos patients voient sur la page de prise de rendez-vous en ligne, ou lire ce que Markus fait pour les masseurs-kinésithérapeutes au-delà du planning. Si vous en êtes au stade du choix, notre comparatif des logiciels kiné prend le sujet par l'autre bout.

Sources

• Ameli, télésoin : conditions de réalisation, facturation et aides à l'équipement (mise à jour du 13 mars 2024)

• Ameli, forfait d'aide à la modernisation et à l'informatisation du cabinet (mise à jour du 14 février 2025)