Télésecrétariat kiné, répondeur ou IA : que choisir ?

Le téléphone sonne au milieu d’une mobilisation, puis une deuxième fois pendant le bilan suivant. Vous ne décrochez pas, et le soir il reste trois messages à écouter et autant de patients à rappeler. Pour sortir de cette boucle, un cabinet de kinésithérapie a quatre options : une secrétaire salariée, un télésecrétariat assuré par des personnes à distance, un répondeur, ou une secrétaire IA qui répond de vive voix.

Cet article les compare sur trois points : ce que chaque option coûte, ce qu’elle fait, et ce qu’elle ne fait pas. Les prix ont été relevés le 28 octobre 2026 sur les pages officielles des prestataires et des organismes cités ; les sources sont listées en fin d’article. Markus Santé édite l’une des options comparées, Markus Secrétariat : elle est décrite avec ses limites, comme les autres.

Les quatre options en un tableau

Aucune de ces formules n’est la bonne pour tous les cabinets. Le choix dépend surtout de trois choses : le nombre d’appels par jour, ce que vous attendez de la personne (ou de l’outil) qui répond, et le temps que vous acceptez de passer à rappeler.

Une secrétaire salariée : la présence, au prix d’un emploi

Une secrétaire au cabinet accueille les patients, répond au téléphone, tient l’agenda et prend en charge une partie de l’administratif. C’est la seule option qui fait aussi l’accueil physique. C’est aussi la plus coûteuse, et la seule qui engage un contrat de travail.

Le plancher est le SMIC : 1 867,02 € brut par mois pour 35 heures, soit 12,31 € brut de l’heure, selon l’arrêté du 22 mai 2026 cité par service-public.fr. Si votre cabinet applique la convention collective du personnel des cabinets médicaux (IDCC 1147), son salaire minimum dépend d’un positionnement de 4 à 16, calculé poste par poste selon quatre critères. La dernière grille étendue que nous ayons trouvée sur Légifrance, celle de l’avenant n° 90 en vigueur depuis le 1er janvier 2024, commence sous le SMIC pour les positionnements 4 et 5 ; le positionnement 6 est à 1 889,38 € brut par mois.

À ce salaire s’ajoutent les cotisations patronales. Leur montant dépend de la rémunération, des réductions applicables et de votre taux d’accident du travail : l’Urssaf publie les taux cotisation par cotisation, sans total type, et nous ne l’estimons pas ici. Un mi-temps divise le salaire, pas la logique : il faut organiser les heures où personne ne répond.

Si un temps plein est trop lourd pour un seul praticien, plusieurs employeurs peuvent embaucher ensemble par un groupement d’employeurs, qui met le salarié à disposition de ses membres. La fiche officielle parle d’entreprises : vérifiez avec votre comptable qu’un cabinet libéral peut y adhérer avant de vous engager.

Le télésecrétariat : des personnes qui répondent à distance

Le télésecrétariat, ou permanence téléphonique, confie vos appels à des secrétaires qui travaillent à distance. Une personne répond au nom du cabinet, filtre, prend un message et, si votre agenda en ligne le permet, réserve le rendez-vous directement.

Deux modèles de prix coexistent : à l’appel, ou au forfait mensuel selon une plage horaire. Relevé le 28 octobre 2026 sur les pages des prestataires :

Ce qu’il faut vérifier avant de signer : les horaires couverts (selon leurs pages, Secretariat360 fait prendre les messages par une assistante IA le soir et le week-end, et Medicall propose une boîte vocale de nuit), la compatibilité avec votre agenda, ce qui est compté comme un appel dans une formule à l’appel, et le prix au-delà d’un volume inclus. Son atout propre : l’appelant parle à une personne.

Le répondeur : gratuit ou presque, mais tout reste à faire

Le répondeur est la solution par défaut : la messagerie vocale visuelle est gratuite chez Free et, chez Orange, uniquement avec les forfaits ou l’option qui l’incluent. Il ne coûte presque rien ; il suffit d’enregistrer une annonce.

Sa limite est simple : il ne fait qu’enregistrer. Il faut prendre connaissance de chaque message et rappeler chaque patient, souvent après la dernière séance, et un patient qui voulait seulement un rendez-vous doit attendre votre rappel. Un message d’accueil bien rédigé réduit une partie de ces allers-retours.

La secrétaire IA : une voix qui répond et agit dans l’agenda

Une secrétaire IA, ou assistant téléphonique IA, répond elle-même à l’appel, dans une conversation. Selon l’outil et vos réglages, elle renseigne l’appelant, propose des créneaux libres et réserve dans votre agenda. Elle répond quand vous ne pouvez pas décrocher, y compris pendant vos séances ; les heures couvertes dépendent de l’outil. C’est la catégorie la plus récente, et celle où les offres diffèrent le plus.

Avant de choisir, quatre questions séparent les outils. La secrétaire se présente-t-elle comme une IA dès le début de l’appel ? Que dit-elle quand un appelant évoque une urgence ? Écrit-elle directement dans votre agenda, ou vous laisse-t-elle une demande à valider ? Garde-t-elle un enregistrement audio de l’appel, ou seulement du texte ? Posez-les par écrit à l’éditeur si sa documentation n’y répond pas.

Markus Secrétariat : un répondeur ou une secrétaire IA, dans votre agenda

Markus Secrétariat prend l’appel quand vous ne décrochez pas. Vous gardez votre numéro : Markus vous attribue un numéro français, et vous y renvoyez votre ligne par un code à composer sur votre mobile. Votre téléphone sonne comme d’habitude ; si vous ne répondez pas, l’appel passe à Markus. Deux niveaux existent, et vous passez de l’un à l’autre dans les réglages.

Le prix abonné Markus s’applique si vous êtes abonné à Markus Assistant ou à Markus Consultation, une fois cet abonnement payé. L’agenda Markus et les fiches patients sont inclus dans les deux niveaux : c’est là que la Secrétaire IA prend les rendez-vous, et c’est là que vous retrouvez chaque appel, déjà écrit. Seules les conversations avec la Secrétaire IA sont décomptées des 150 minutes ; une fois le forfait épuisé, le répondeur prend le relais jusqu’au renouvellement, et rien n’est facturé en plus. Si vous avez besoin de davantage de minutes, deux options s’ajoutent au niveau Pro : 300 minutes pour 35 € de plus par mois, ou 750 minutes pour 129 € de plus.

L’agenda inclus porte aussi le télésoin de Markus : l’abonnement peut donc entrer dans le calcul de l’indicateur de vidéotransmission du forfait FAMI, comme les offres Markus avec agenda. C’est vous qui déclarez l’indicateur ; le versement relève de l’Assurance Maladie, sans garantie de notre part.

Ce que Markus Secrétariat ne fait pas, et qu’il vaut mieux savoir avant de choisir :

• il ne transfère pas un appel vers vous : la Secrétaire IA traite la demande ou prend un message ;
• il n’envoie pas de lui-même de SMS ou d’e-mail de confirmation au patient ; c’est vous qui pouvez lui répondre, par SMS, e-mail ou dans son espace patient, depuis la fiche de l’appel ;
• la Secrétaire IA ne donne aucun avis médical et ne consulte pas le contenu d’un dossier ;
• elle ne touche à aucun rendez-vous existant si elle ne retrouve pas l’appelant avec certitude : elle prend un message ;
• un appel avec elle dure au plus dix minutes.

Quelques garde-fous sont fixes. Dans tous les modes, l’appelant entend qu’en cas d’urgence médicale il doit raccrocher et composer le 15 ou le 112, et cette phrase ne peut pas être retirée. Aucun rendez-vous n’est réservé, déplacé ou annulé sans le « oui » de l’appelant. Messages et conversations sont gardés en texte ; aucun enregistrement audio n’est conservé.

Pour l’entendre avant de décider, deux voies. La démonstration par téléphone, sans créer de compte : vous appelez la ligne de démonstration et voyez ce que le praticien retrouve dans Markus. Ou l’essai gratuit du Secrétariat, quatorze jours sans carte bancaire avec trente minutes de Secrétaire IA : vous appelez vous-même la ligne de test de Markus, et c’est votre secrétaire, avec vos réglages et votre agenda, qui vous répond. L’essai ne donne pas de numéro : votre numéro Markus vous est attribué quand vous choisissez un niveau, et c’est alors que vous y renvoyez votre ligne. Le détail des modes et des réglages est sur la page Markus Secrétariat.

Comment choisir : trois situations

Vous recevez quelques appels par jour, surtout des demandes de rappel. Un répondeur suffit, à condition d’un message d’accueil précis. Si écouter les messages et rappeler vous prend trop de temps le soir, un répondeur qui vous remet les messages par écrit, comme le niveau Basic de Markus Secrétariat, supprime l’écoute.

Le téléphone sonne pendant vos séances, surtout pour des rendez-vous, et personne n’est à l’accueil. C’est le cas d’usage d’une secrétaire IA reliée à votre agenda : elle propose vos créneaux et réserve, aux heures où vous ne pouvez pas décrocher. Si vous tenez à une voix humaine, un télésecrétariat à l’appel répond au même besoin aux heures de bureau, pour un coût qui suit votre volume.

Votre cabinet accueille beaucoup de patients sur place et l’administratif déborde. Le téléphone n’est alors qu’une partie du besoin : une secrétaire salariée, que vous pourriez partager avec des confrères si un groupement d’employeurs vous est ouvert (à vérifier avec votre comptable), est la seule option qui couvre aussi l’accueil physique.

Sources

Toutes les pages ont été consultées le 28 octobre 2026.

• Service-public.fr, montant du SMIC.
• Légifrance, convention collective du personnel des cabinets médicaux : avenant n° 90 du 14 décembre 2023 (salaires) et avenant n° 76 du 27 juin 2019 (classification).
• Entreprendre.service-public.fr, groupement d’employeurs.
• Pages tarifs et offres des prestataires cités : Secretariat360, Stanpro, Gescall, Medicall, Médiphone, Doctolib, fonio.ai, Vocca et le communiqué Cegedim du 8 juin 2026.
• Assistance Free et Orange, messagerie vocale.
• Markus Secrétariat : page de l’offre et tarifs.

Les prix des prestataires changent : vérifiez-les sur leur site avant de vous engager.