Régler les conditions de réservation
Validation des demandes, délais, nouveaux patients, questions et consignes : fixez les règles de votre réservation en ligne.
En bref
- Dans l'onglet Règles de réservation, choisissez si les demandes sont acceptées automatiquement et fixez vos délais.
- Avec les réglages avancés, Filtres pose des questions avant la réservation, et Instructions transmet vos consignes au patient.
Les étapes
- 1
Ouvrez les règles de réservation
Dans l'Agenda, cliquez sur Paramètres agenda, en bas de la colonne de gauche : l'onglet Règles de réservation s'ouvre.
Vous le trouvez aussi dans les réglages, rubrique Agenda, groupe Réglages courants.
- 2
Choisissez la validation des demandes
Acceptation automatique est activée au départ : les rendez-vous pris en ligne sont confirmés automatiquement. Désactivez-la pour valider chaque demande avant sa confirmation.
Un motif peut suivre sa propre règle. Dans son formulaire (Motifs & RDV, réglages avancés affichés), Confirmation du rendez-vous propose Suivre la règle générale, Confirmer automatiquement ou Valider manuellement.
- 3
Fixez vos délais
- Réservation au plus tôt : le délai minimum entre la réservation en ligne et le rendez-vous.
- Réservation en avance : jusqu'à combien de jours à l'avance un patient peut réserver.
- Annulation possible jusqu'à et Déplacement possible jusqu'à : le délai minimum avant le rendez-vous pour que le patient puisse l'annuler ou le déplacer.
- Nouveaux patients par jour : au-delà de ce nombre, la réservation en ligne ne propose plus ce jour-là aux personnes que vous n'avez encore jamais eues en rendez-vous.
- 4
Complétez et enregistrez
Écrivez le Message de confirmation, affiché au patient après sa prise de rendez-vous. Vérifiez le Fuseau horaire du cabinet : il décide de l'heure à laquelle vos créneaux sont proposés, et de celle des rappels.
Vous recevez aussi sans rendez-vous ? Activez Consultation sans rendez-vous : c'est affiché sur votre fiche, sans ouvrir de créneau.
Cliquez sur Enregistrer.
- 5
Posez des questions avant la réservation
Activez l'interrupteur Réglages avancés, ouvrez Filtres, puis cliquez sur Ajouter un filtre :
- Ce que vous demandez : Oui / Non, Nombre, Choix, Question ouverte ou Document. Une question ouverte ou un document est analysé par Markus selon vos consignes.
- Ce qui se passe si la réponse ne convient pas : Bloquer la réservation, Demander votre validation ou Alerter seulement.
- Motifs concernés : rattachez le filtre à au moins un motif. Sans motif, il n'est posé à aucun patient.
Cliquez sur Ajouter. Les patients voient les questions dans l'ordre de la liste : faites glisser une ligne pour le changer.
- 6
Transmettez vos consignes
Ouvrez Instructions, puis cliquez sur Ajouter une consigne. Donnez un titre et un contenu, choisissez le Moment d'affichage (Avant le RDV, Après le RDV ou Avant et après) et les Motifs concernés.
Pour une consigne affichée avant le rendez-vous, Confirmation obligatoire demande au patient de la cocher pour valider sa réservation.
Ajouter un document joint un PDF ou une image à la consigne : ces documents sont visibles publiquement sur votre fiche. Cliquez sur Ajouter.
Quand l'analyse n'est pas sûrePour une Question ouverte ou un Document, Markus ne juge que ce que décrivent vos consignes. Quand l'analyse n'est pas sûre (document illisible, réponse ambiguë), c'est la règle En cas de doute qui s'applique, jamais un refus automatique.
Filtre sur l'âgeUn filtre d'âge doit rester justifié par votre champ de compétence (pédiatrie, gériatrie…). Il ne peut pas constituer un refus de soins discriminatoire.
Questions fréquentes
Qui compte comme nouveau patient ?
Une personne que vous n'avez encore jamais eue en rendez-vous. Vos autres patients réservent normalement, et vous restez libre d'ajouter vous-même un rendez-vous.
Mon filtre n'est pas posé aux patients. Pourquoi ?
Un filtre sans motif rattaché n'est posé à personne : la liste l'indique par « Jamais affiché : aucun motif rattaché ». Cliquez sur Modifier et choisissez ses Motifs concernés.
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