Gérer la liste d'attente
Noter les personnes qui attendent une place, leur proposer un créneau qui se libère et leur poser le rendez-vous.
En bref
- Ouvrez la liste avec le bouton Liste d'attente de l'agenda, puis ajoutez une demande avec Ajouter.
- Quand un créneau se libère, proposez-le aux personnes compatibles : Markus prépare le message, vous le relisez avant l'envoi.
- Planifier pose le rendez-vous, et la demande passe « Planifié ».
Les étapes
- 1
Ouvrez la liste d'attente
Dans l'agenda, cliquez sur Liste d'attente, en haut de la page. Le nombre affiché sur le bouton compte les demandes en cours.
La liste Statut filtre les demandes : En cours, À qualifier, Urgences, Proposition envoyée ou Archivées. Trier par change l'ordre. Cliquez sur une demande pour voir son détail à droite.
- 2
Ajoutez une demande
Cliquez sur Ajouter. Choisissez Patient existant, ou Nouvelle personne pour quelqu'un qui n'a pas encore de fiche : indiquez alors son nom et son téléphone.
Précisez le Besoin : Nouvelle prise en charge, ou Avancer un RDV pour un rendez-vous déjà pris (choisissez alors lequel). Ajoutez le Motif, la Priorité, les Disponibilités et des Notes, puis cliquez sur Ajouter.
Sans jour coché dans les disponibilités, la personne est considérée comme disponible tout le temps.
- 3
Triez les demandes reçues
Une demande arrivée par votre fiche publique ou par le Secrétariat peut être « À qualifier » : ouvrez-la, puis Accepter la demande ou Écarter.
Quand Markus repère une « Urgence suggérée », choisissez Confirmer l'urgence ou Ignorer. Vous pouvez aussi changer la Priorité dans le détail : Urgente, Haute ou Normale.
- 4
Proposez un créneau libéré
Depuis l'agenda : cliquez sur un créneau libre. Quand des personnes attendent, la fenêtre du rendez-vous affiche un lien « Qui attend pour ce créneau ? ». Il ouvre le panneau Qui attend ?, qui liste les personnes dont les disponibilités et la durée conviennent. Cochez-les, puis proposez-leur le créneau.
Depuis la liste : dans le détail d'une demande, cliquez sur Proposer un créneau, indiquez la date, l'heure et la durée, puis Voir le message.
Choisissez le canal (E-mail, SMS ou E-mail et SMS), relisez le message, puis cliquez sur Envoyer. Le message ne cite ni le motif ni votre profession, et le créneau n'est pas bloqué dans l'agenda.
- 5
Notez la réponse
Après l'envoi, la demande passe « Proposition envoyée ». Dans son détail, répondez à « Réponse à la dernière proposition ? » : Accepté, Refusé ou Sans réponse. Refusé ou sans réponse, la demande repasse « En attente ».
Pour une demande restée longtemps sans nouvelles, Demander si elle attend toujours prépare un message de relance. Un bandeau en haut de la liste signale aussi ces demandes et propose Préparer les messages.
- 6
Planifiez ou clôturez la demande
Planifier ouvre l'agenda sur le formulaire de rendez-vous, déjà rempli avec la personne et le motif. Une fois le rendez-vous créé, la demande passe « Planifié ».
Clôturer retire la demande de la liste en cours, avec une raison : Trouvé ailleurs, Plus intéressé, Sans réponse, Doublon ou Autre. Une demande archivée se rouvre avec Rouvrir.
- 7
Réglez la liste d'attente
Cliquez sur Réglages, en haut de la page :
- Me prévenir quand un créneau libéré convient à quelqu'un : quand un rendez-vous annulé ou déplacé libère un créneau qui convient à une personne en attente, vous recevez une notification, sans nom de patient. Elle ouvre l'agenda sur ce créneau.
- Recontacter les patients depuis la liste d'attente : désactivé, Markus n'envoie rien et vous planifiez vous-même. Activé, choisissez le Canal proposé par défaut et le délai de Proposer une relance « toujours intéressé ? ».
- Créer la fiche patient quand j'accepte une demande : pour les demandes qui n'ont qu'un nom et un téléphone.
Cliquez sur Enregistrer.
Depuis la fiche patientDans l'onglet des rendez-vous de la fiche patient, la carte Liste d'attente propose Ajouter à la liste d'attente. Une demande ouverte s'y affiche ensuite, avec Voir dans la liste et Retirer.
Laissez vos patients s'inscrireDans les réglages de l'agenda, onglet Réservation en ligne, choisissez S'inscrire sur votre liste d'attente, ou activez Proposer aussi la liste d'attente si la réservation en ligne est ouverte. Vos patients s'inscrivent depuis votre fiche publique, et leurs demandes arrivent « À qualifier ».
Demandez à Markus
Écrivez simplement votre demande. Ce qui concerne un patient se demande dans son chat ; ce qui concerne tout votre cabinet, dans Demander à Markus. Par exemple :
Questions fréquentes
Un message peut-il partir sans moi ?
Non. Markus prépare le message et vous le relisez : il ne part que lorsque vous cliquez sur Envoyer ou, si vous passez par le chat, lorsque vous validez l'aperçu que Markus vous montre.
Un envoi consomme-t-il des SMS ?
Un e-mail, non. Un SMS consomme 1 crédit par personne, pris sur le solde des rappels.
Une personne peut-elle avoir deux demandes ?
Pas pour le même besoin. Si elle a déjà une demande ouverte pour ce besoin, Markus vous ouvre la demande existante.
Dois-je mettre à jour la demande quand je pose le rendez-vous ?
Non. Quand vous posez un rendez-vous à un patient qui a une demande ouverte, elle passe « Planifié » d'elle-même. Pour « Avancer un RDV », seulement si le nouveau rendez-vous est plus tôt que celui à avancer.
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