Traiter les appels reçus
Retrouvez chaque appel avec son résumé, rappelez ou prenez rendez-vous, puis classez-le.
En bref
- Ouvrez Secrétariat puis Appels : chaque appel arrive avec son statut, son motif et un aperçu du message.
- Cliquez sur Voir pour lire le message ou la conversation, rappeler, prendre rendez-vous ou répondre.
- Classez l'appel : Mettre en attente, Marquer traité ou Archiver.
Les étapes
- 1
Ouvrez la liste des appels
Dans Secrétariat, choisissez Appels. Chaque ligne montre l'appelant, un aperçu du message, le type d'appel, la date et le statut. Les appels non lus sont surlignés.
Une étiquette signale ce qui compte : Urgence mentionnée quand l'appelant a parlé d'urgence, RDV réservé, RDV déplacé ou RDV annulé quand la Secrétaire IA a touché à un rendez-vous.
- 2
Filtrez et cherchez
- Statut : Nouveau, Assigné, En attente, Traité ou Archivé. Par défaut, tous sauf les archivés ;
- Motif, et selon votre formule le type d'appel : Répondeur ou Secrétaire IA ;
- dans un cabinet, Personne affiche les appels confiés à un membre ;
- Tri : les plus récents ou les plus anciens d'abord.
La recherche trouve un nom, un numéro ou un mot du message. Réinitialiser retire tous les filtres.
- 3
Ouvrez un appel
Cliquez sur Voir, ou sur la ligne. Sur l'application mobile, touchez l'appel. Le détail de l'appel s'ouvre :
- Résumé : le résumé automatique, à vérifier avec le message ou la conversation ;
- Message pour le répondeur, Conversation et Ce que la Secrétaire IA a fait pour la Secrétaire IA (rendez-vous réservé, déplacé ou annulé, message pris) ;
- Patient : la fiche reconnue pour cet appel. Ouvrir la fiche l'ouvre ; vous pouvez aussi la confirmer ou en changer ;
- Numéro de rappel, avec Copier et Rappeler ; pour un appel de la Secrétaire IA, Rappeler est en bas de l'appel.
- 4
Donnez suite
- Rappeler lance l'appel vers le numéro de rappel ;
- Prendre RDV, si l'agenda fait partie de votre abonnement (pas sur un appel de la Secrétaire IA), ouvre un nouveau rendez-vous dans l'agenda avec le nom de l'appelant ;
- Répondre envoie une réponse écrite par SMS, par e-mail ou dans l'espace patient.
- 5
Classez l'appel
Mettre en attente, puis Marquer traité une fois l'appel réglé. Rouvrir le remet au statut Nouveau.
Archiver range l'appel ; Désarchiver le remet dans la boîte. Le praticien qui a reçu l'appel peut ensuite le supprimer avec Supprimer définitivement : cette action ne peut pas être annulée.
Pour plusieurs appels à la fois, cochez-les dans la liste, puis choisissez Marquer traité, Mettre en attente, Archiver ou Assigner à…. Sur l'application mobile, touchez d'abord Sélectionner, puis les appels ; les boutons s'y appellent Traité et En attente.
Sur l'application mobile, Répondre et Marquer traité (ou Rouvrir) restent en bas de l'appel ; les autres actions s'ouvrent avec le bouton aux trois points, dans Actions sur l'appel.
- 6
Travaillez en équipe
Dans un cabinet, tout le cabinet voit les appels. Choisissez un membre dans Assigné à pour lui confier l'appel. Laissez une note à l'équipe dans Commentaires, puis cliquez sur Ajouter.
Le tableau de bordTableau de bord résume les appels de la période choisie (7 jours, 14 jours, 30 jours, ce mois, mois précédent) : à traiter, reçus, traités, par jour, et par motif.
Une transcription peut contenir des erreursLes messages sont transcrits automatiquement, et aucun enregistrement audio n'est conservé. Vérifiez le résumé avec le message complet. Une erreur de l'IA ? Cliquez sur Signaler une erreur dans l'appel.
Demandez à Markus
Écrivez simplement votre demande. Ce qui concerne un patient se demande dans son chat ; ce qui concerne tout votre cabinet, dans Demander à Markus. Par exemple :
Questions fréquentes
Où retrouver les appels d'un patient ?
Sur ordinateur, dans sa fiche, onglet Secrétariat : ses appels, avec le résumé et le motif. Chaque ligne ouvre l'appel.
Que signifie « Manqué » ?
Markus n'a pas répondu à cet appel : l'appelant a entendu que le cabinet ne pouvait pas prendre son appel et, en cas d'urgence médicale, qu'il devait composer le 15 ou le 112. C'est le cas quand le secrétariat est Désactivé, et aussi quand un même numéro rappelle trop souvent en peu de temps.
Un appel ouvert par un collègue est-il marqué lu pour moi aussi ?
Oui. Un appel est marqué lu pour tout le cabinet dès sa première ouverture, par qui que ce soit.
Que compte la pastille du menu Secrétariat ?
Les appels Nouveau qui portent un message, une conversation ou un rendez-vous, et les appels au statut Assigné qui vous sont confiés (hors archives). Un appel manqué ou sans message n'y compte pas, sauf s'il vous est assigné ; il reste dans Appels.
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