Choisir comment Markus répond au téléphone
Choisissez le mode du secrétariat, la voix, et ce que la Secrétaire IA a le droit de faire.
En bref
- Dans Réglages du Secrétariat, choisissez le Mode actif : Désactivé, Répondeur ou Secrétaire IA.
- Pour la Secrétaire IA, choisissez sa voix, ce qu'elle peut faire et vos consignes.
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Tester ce réglage pour l'essayer.
Les étapes
- 1
Ouvrez les réglages
Dans Secrétariat, choisissez Réglages.
- 2
Choisissez le mode
Sous Mode actif :
- Désactivé : Markus ne répond pas, l'appel est noté comme manqué. L'appelant entend que le cabinet ne peut pas prendre son appel et, en cas d'urgence médicale, qu'il doit composer le 15 ou le 112 ;
- Répondeur : votre annonce, un bip, puis le message arrive en texte ;
- Secrétaire IA : une assistante IA répond, renseigne et gère les rendez-vous.
Chaque mode garde ses propres réglages : vous les retrouvez quand vous y revenez.
- 3
Choisissez la voix
Dans la carte Secrétaire IA, Voix du secrétaire propose cinq voix : Lucie, Sophie, Emma, Thomas et Antoine. Écouter fait entendre un extrait.
- 4
Dites ce qu'elle peut faire
Sous Ce que la Secrétaire IA peut faire, activez ou coupez chaque action :
- Prendre des rendez-vous : elle propose vos créneaux libres et réserve après confirmation de l'appelant. Avec Accepter aussi les nouveaux patients, une fiche patient est créée à leur nom ;
- Déplacer des rendez-vous et Annuler des rendez-vous : un rendez-vous à venir, après avoir retrouvé l'appelant et avec sa confirmation ;
- Donner les tarifs et remboursements. Vos horaires et adresses sont toujours donnés.
Prendre un message est toujours actif : pour tout ce qu'elle ne peut pas faire, elle propose à l'appelant de vous laisser un message.
- 5
Ajoutez vos consignes
Dans Consignes particulières, écrivez ce qu'elle doit savoir, en 500 caractères au plus. Par exemple : « Pas de rendez-vous le vendredi après-midi. »
Elle suit ces consignes, sans jamais passer outre les règles de sécurité (urgences, identification de l'appelant).
- 6
Enregistrez et testez
Cliquez sur Enregistrer. Cliquez ensuite sur Tester ce réglage et appelez votre numéro Markus depuis n'importe quel téléphone, comme le ferait un patient.
Urgences : le 15 ou le 112Cabinet fermé, l'appelant l'entend toujours. La Secrétaire IA le lui dit dès qu'il parle d'une urgence. En mode Répondeur, seule votre annonce est lue avant le bip : l'annonce par défaut le dit, la vôtre doit le dire aussi.
Ce qu'elle ne fait jamaisModifier un rendez-vous sans avoir retrouvé l'appelant, envoyer un e-mail ou un SMS de confirmation au patient, consulter le contenu d'un dossier patient, donner un avis médical.
Demandez à Markus
Écrivez simplement votre demande. Ce qui concerne un patient se demande dans son chat ; ce qui concerne tout votre cabinet, dans Demander à Markus. Par exemple :
Questions fréquentes
Combien de temps dure un appel avec la Secrétaire IA ?
10 minutes au plus. La conversation est gardée en texte ; aucun enregistrement audio n'est conservé.
Comment la Secrétaire IA se présente-t-elle ?
Au début de chaque appel, elle dit qu'elle est l'assistante IA du cabinet (« l'assistant » avec une voix masculine) et que l'échange est transcrit et transmis au cabinet. Sa présentation s'affiche, à titre indicatif, sous Sa présentation, au début de chaque appel.
Le mode Secrétaire IA est verrouillé. Pourquoi ?
La Secrétaire IA n'est pas incluse dans votre formule du Secrétariat. Cliquez sur le mode verrouillé pour voir comment changer de formule.
Les demandes de rendez-vous peuvent-elles aller dans ma liste d'attente ?
Oui. Dans Réglages du Secrétariat, carte Liste d'attente, activez Ajouter les demandes de rendez-vous à la liste d'attente. En Répondeur, chaque message classé comme une demande de rendez-vous y est ajouté ; en Secrétaire IA, quand l'appelant n'a pas pu réserver, elle lui propose de l'inscrire. Par défaut, vous validez chaque demande (Je valide chaque demande).
Markus peut-il changer ces réglages depuis le chat ?
Oui, selon votre réglage Approbation des actions Markus : il vous montre d'abord un aperçu du changement et attend votre accord, ou il l'applique aussitôt si vous l'avez autorisé à agir seul. Si ce réglage est désactivé, il ne change rien.
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